Fiby erklärt das 1x1 der Buchhaltung – für Selbstständige, die’s (noch) selber machen wollen

„Wuff, du willst deine Buchhaltung selbst machen? Na gut. Aber ich beobachte dich…“

Hallo, ich bin Fiby.Ich bin die Assistentin von Beate. Also... eigentlich bin ich die Chefin, aber das soll sie nicht wissen. Ich liege unter’m Schreibtisch, rieche Steuerstress drei Wochen im Voraus und heute erkläre ich dir, wie du deine Buchhaltung selber hinkriegst. Ohne Steuer-Kauderwelsch. Ohne Schnickschnack. Einfach. Klar. Und mit viel (hündischer) Geduld.

1. Belege digitalisieren, oder: Schluss mit dem Schuhkarton, Kevin!

Früher hast du vielleicht deine Belege gesammelt wie Stöckchen im Wald:„Ach, die heb ich später auf…“NEIN! So nicht.

Regel #1: Jeder Zettel, jede Rechnung, jede Quittung wird digitalisiert. Heißt: Abfotografieren oder einscannen, gleich wenn’s passiert. Nicht „irgendwann“, sondern jetzt. Denn wenn du’s aufschiebst, kommt das Chaos.

Tipp von Beate : Nutze Tools wie ProSaldo, Freefinance, sevDesk...die helfen dir beim Hochladen und Sortieren. Ich helfe dir auch bei der Auswahl. Aber nur, wenn du brav warst.

2. Einnahmen & Ausgaben verbuchen: Was rein- und rausflutscht

Jetzt mal ehrlich: Wenn du einen 100-Euro-Schein findest, freust du dich, oder? Wenn du 100 Euro zahlen musst, eher weniger.

Willkommen in der Welt der Buchhaltung:

Was reinkommt = Einnahme,was rausgeht = Ausgabe.

Du brauchst eine einfache Regel:

• Hast du was verkauft? → Rechnung schreiben, als Einnahme verbuchen.

• Hast du was eingekauft? → Beleg rein, als Ausgabe verbuchen.

Kein Beleg = keine Ausgabe. Auch wenn du dir sicher bist, dass du letzte Woche „irgendwo irgendwas bezahlt hast“. Ich glaub dir das. Die Steuerbehörde nicht.

Buchungssätze brauchst du keine komplizierten. Einfach Einnahmen & Ausgaben den richtigen Kategorien zuordnen. Miete ist Miete. Strom ist Strom. Kaffeekapseln sind Überleben.

3. Umsatzsteuer heißt: Spiel nicht mit dem Finanzamt

Wenn du Umsatzsteuer verrechnest (= du bist regelbesteuert), dann gehörst du zu denen, die mit dem Finanzamt spielen.

Achtung: Das Spiel heißt „Ich kassier, aber geb brav weiter“.

Beispiel:

• Du schreibst eine Rechnung über 100 Euro + 20 % USt = 120 Euro.

• Die 20 Euro sind nicht dein Geld.

• Du gibst sie später ans Finanzamt ab.

• Wenn du sie trotzdem ausgibst… sag ich nur: "Hol das Stöckchen selber."

Beate hilft dir übrigens gerne, das System zu verstehen.

4. Rechnungen schreiben: Bitte ordentlich, sonst gibt’s Ärger

Eine Rechnung braucht:

• deinen Namen & Adresse

• Name & Adresse vom Kunden

• Datum

• fortlaufende Rechnungsnummer (nicht „123“ jeden Monat, Kevin!)

• Leistung, Datum der Leistung

• Betrag netto, Umsatzsteuer, Betrag brutto

Und GANZ wichtig: Wenn du Kleinunternehmer:in bist → KEINE USt ausweisen und klar sagen:„Gemäß § 6 Abs 1 Z 27 UStG wird keine Umsatzsteuer verrechnet.“

Nicht schreiben: „Umsatzsteuer fällt nicht an, weil ich das nicht will.“ Das wirkt... na ja... nicht sehr professionell. Und das Finanzamt hat keinen Humor. Wirklich nicht.

5. Konten, Kategorien & der große Überblick: Mach’s dir nicht komplizierter als nötig

Du brauchst keine 97 Excel-Tabellen oder eine Software aus dem Jahr 2003.Du brauchst:

• Einnahmen

• Ausgaben

• Eine Übersicht

• Und am besten ein Online-Tool, das das automatisch macht (z.B. wieder: sevDesk, FreeFinance, etc.)

Tipp: Wenn du merkst, dass du 3 Stunden brauchst, um 2 Belege zu verbuchen – ruf Beate an. Sie macht das blind und mit einer Pfote am Rücken. Also... ich schau zu, sie macht's.

6. Fristen: Deadline heißt nicht „warte bis du schwitzt“

FinanzOnline ist dein Freund. Du musst:

• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung jährlich abgeben

• UVA (Umsatzsteuervoranmeldung) je nach Umsatz monatlich oder vierteljährlich

• EST (Einkommensteuer) jährlich

Und nein, du kannst das nicht einfach „im Jänner nächstes Jahr“ machen. Denn dann ist’s zu spät. Das ist der Moment, wo ich unter dem Tisch mit den Ohren zucke und Beate seufzt.

Fazit von Fiby:

Du willst selbst buchen? Super. Tu dir selbst einen Gefallen:

Digitale Belege ab dem ersten Tag

Einnahmen & Ausgaben trennen, wie Leine & Halsband

Nicht mit der Umsatzsteuer spielen, du verlierst

Rechnungen ordentlich schreiben und durchzählen!

Frag Beate, bevor du dich verrennst, sie beißt nicht. (Ich auch nicht. Meistens.)

Noch unsicher? Keine Schande.

Beate hilft dir beim Einstieg oder übernimmt das Ganze für dich.

Ich helfe mit strengem Blick und Steuer-Spürnase.

Also: Wuff mutig rein in die Buchhaltung!

Oder halt... ruf Beate an. Dann kannst du dich wieder ums Geschäft kümmern. Oder um die echten Knochen im Leben.